Privacyverklaring

Graag lichten we op deze pagina toe hoe we met je gegevens omgaan. Mochten we deze privacyverklaring aanpassen, dan kun je dat terugvinden op deze pagina.

Wij verwerken je gegevens om je lidmaatschap bij ENIAC mogelijk te kunnen maken. Hiervoor werken we samen met het Alumnibureau van de Universiteit Twente. Wanneer je lid bij ons wordt, sturen we dit door aan het Alumnibureau. Zij zullen je lidmaatschap in hun systemen verwerken.

Als je ons een adreswijziging stuurt, sturen we die ook door naar het Alumnibureau. Wanneer je het Alumnibureau een wijziging stuurt, ontvangen we die vanzelf.

Eens in de zoveel tijd ontvangen we een update van het Alumnibureau met de gegevens van onze leden. Deze verwerken we pas dan in onze systemen.

De volgende gegevens ontvangen we van het Alumnibureau van je:

  • Je naam
  • Je adresgegevens
  • Je e-mailadressen (zowel privé als alumni)
  • Je telefoonnummers (zowel vast als mobiel)
  • Je geboortedatum
  • Je studentnummer
  • Per en tot wanneer je lid bent

Verder houden we in onze eigen systemen je betalingsgegevens en -geschiedenis bij. Mocht je als lid niet bij het Alumnibureau bekend zijn, dan houden we bovenstaande gegevens ook zelf bij.

Wanneer je je uitschrijft als lid, geven we dit door aan het Alumnibureau en krijgen we geen updates meer van je gegevens. We bewaren jouw gegevens nog minimaal een jaar om je lidmaatschap te kunnen afhandelen. Daarna bewaren we nog je betalingsgegevens, naam en studentnummer in onze financiële administratie.

We gebruiken je gegevens om je uitnodigingen voor activiteiten, mailings en de I/O Vivat te kunnen versturen, je lidmaatschap te controleren en de contributie te kunnen innen.

Derden

Je contactgegevens zullen nooit aan derden ter beschikking worden gesteld. Ook in het geval dat ENIAC uit commercieel oogpunt communicatie verstuurt, zullen wij nooit je adresgegevens aan derden geven, maar zelf de verzending voor onze rekening nemen. Je kunt voor dergelijke activiteiten altijd een opt-out vragen.

We slaan je gegevens op in een systeem met een partner waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben. Deze partner heeft geen toegang tot je contactgegevens. Informatie die je verstuurt via de website aan ons, of bijvoorbeeld via Linkedin, is privé, maar kan onderheving zijn aan privacyverklaringen van derden.

Activiteiten

Wanneer je je aanmeldt voor een activiteit, gaan we er vanuit dat je geen bezwaar hebt tegen het publiceren van je naam bij deze activiteit. Mocht je dat wel hebben, dan kun je dit aangeven. Als je aanwezig bent bij een ALV, dan zal je naam in de notulen van deze ALV komen te staan.

Om de betaling van het entreegeld van een activiteit te kunnen afhandelen, kan het zijn dat er financiële gegevens in onze systemen staan (zoals machtigingen).

Als je aanwezig bent bij een activiteit, kan het zijn dat we foto’s maken en publiceren. We gaan ervan uit dat je hiertegen geen bezwaar hebt, maar mocht je dat wel hebben, dan kun je dit aangeven.

Communicatie

ENIAC heeft er voor gekozen om e-mail als haar primaire communicatiekanaal te gebruiken. Je hebt bij de Universiteit Twente een levenslang e-mailadres (@alumnus.utwente.nl), maar omdat we hebben gemerkt dat velen in de Alumniportal niet hun privéadres hebben ingesteld als forward, gebruiken we – wanneer dit bekend is bij het Alumnibureau – je privéadres. Mochten we dit niet hebben, dan maken we gebruik van je alumnusadres.

Je ontvangt per kalenderjaar hooguit vijftien keer een e-mail, afhankelijk van de dichtheid van de activiteiten en uitnodigingen voor ALV’s. Deze e-mail bevat zoveel mogelijk kleinere berichten in één. Ieder bericht wordt gestuurd vanaf een ENIAC-adres en zal als eerste woord van het onderwerpveld het woord “[ENIAC]” hebben.

Advertenties